Email被已讀不回好煩惱?快檢查這4細節

  • 在〈Email被已讀不回好煩惱?快檢查這4細節〉中留言功能已關閉
  • A+
所属分类:人際互動

在Email溝通頻繁的時代,訊息越簡潔有力越能被看見。尤其當你傳Email的對象是大忙人時,一旦訊息含糊不清,注定會被忽略。

Email被已讀不回好煩惱?快檢查這4細節

圖片來源: CollegeDegrees360樂威壯

如何寫出讓人一目了然的Email?哥倫比亞商學院教授Mattan Griffel分享4個實用的寫作技巧。

1.保持精簡原則,3行以內最好

如果收到少於2或3個句子的電子郵件,那麼它就更容易閱讀,願意更快回覆。而如果電子郵件內容超過一段或兩段,人們通常會推遲閱讀,並且可能需要更長時間才會決定回覆。

寫電子郵件並不是在個人部落格創作,段落太長會使得閱讀不易。尤其是行動載具盛行,在電腦看也許是一行字,在手機上可能就有三行之多。保持精簡,將大塊文章分段成簡短句字描述,會更吸引人回覆。

男性功能障礙治療

2.直接提出訴求,前因後果不必贅述太多

只需要提出要求,不必解釋原因。為什麼會這樣?因為寄件人通常希望提供更多資訊以供收信人理解,然而對於收信人而言,了解問題、解決問題才是最重要的,至於原因背景反倒不是優先考慮的因素。

以下提供中文書信示範:

【一般版本】

林小姐您好:

我是某某某⋯⋯(自我介紹)

關於上次會議提到,⋯⋯(我的問題)

這件事,您部門⋯⋯(為何與您相關)

謝謝您的協助,希望一切都順利(溫暖結語)

陳XX

實際上,這封信完全可以簡化成3句話,只要乾淨利落的提出要求,前置敘述省略即可。

【簡化版本】

林小姐您好:

上次會議XX專案,兩種方式,貴公司是否能於本週內決議⋯⋯。(我的問題)

陳XX

3.給出明確選項,減少模糊空間

有了明確要求之後,通常收信人會樂於回覆。然而來信究竟希望收信人做什麼?提供寄件人某個問題的解答嗎?或是希望幫忙轉介紹某位主管?若能根據收信人的情況提供合適的選項,將會對收信人積極回覆很有幫助。

另外,最好考量到收信人的回覆時間。如果花了30 秒寄信,卻需要花30分鐘回覆,那收信人很有可能置之不理。根據事情大小可以提供這三種選項:

直接回覆:簡短回答意願或意見。

電話聯繫:回答某個具體問題,約莫可以在3分鐘內結束。

見面聯絡:視訊或見面約訪,通常涉及某些重要問題。

4.展現價值,為什麼要回應你?

這很嚴肅,也很殘酷。既然世界上沒有無緣無故的愛與善意,那麼收信人對於寄件人的要求就沒有義務一定要讓寄件人滿意。

寄件人必須展現「價值」。這可能取決於熱忱、興趣、經驗等,讓收信人願意結下善緣。而且一旦寄件人獲得建議卻不予採用,那對於收信人來說就是浪費了他的人生,因此收信人也會傾向幫助能夠建立緊密關係的人。寄件人寄出信之前,務必要仔細考慮,這封信是否有效串連彼此關係?如果不是,就讓它留在草稿匣吧。


Email被已讀不回好煩惱?快檢查這4細節


女用增性凝露