最近，企業雇用了許多剛畢業的新鮮人，景氣似乎變得較為明朗。但職場依舊呈現非常忙碌的狀態，並沒有因增加人力而有所緩解。
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和以往相比，現今職場的人數還是比較少—因為工作性質的關係，我經常會接觸到人事教育部門的職員，從他們口中得知，此部門在十年前還有五名員工，但現在卻精簡到剩下三人，有些公司甚至只有兩個人。因此，每位職員所負荷的工作量也隨之增加。
再加上許多公司景氣低迷時，為了縮減人事費用，還會控制加班時數。而在社會崇尚工作與生活平衡（Work-Life Balance）的潮流下，對於能有效掌控加班時數的方案，更成為一股助長力量—由於長時間工作容易影響身心健康，讓罹患心理疾病的員工增加。我想減少超時工作的方針，今後也不會改變。
然而，從部屬的觀點來看，在精簡人力的情況下，主管就會命令他們做這個做那個，使得工作量增加許多。此時，倘若又被要求減少加班，應該會感到心力交瘁。
不過，對於縮減加班這件事，主管的態度也是曖昧不明，好像是不得已才這麼要求部屬。而對下屬而言，多半是為了因應實際工作需求，情非得已才會選擇加班。然而，究竟是哪部分造成雙方的分歧呢？
部屬該怎麼辦？「創造」及「有效利用」時間
對於工作量增加，主管卻要求「減少加班」的情況，實在是前後矛盾的現象。然而，若是此情形持續惡化，你光抱怨也不能改變現況，甚至到最後無法完成自己的工作。為了避免前述情況，你必須立即思考可行對策。
首先，請掌握實際可作業時間，對於非必要性的報告文件等，不妨建議主管先行取消，就能「創造」更多時間完成主要工作。
而在向上司提議時，如果只是說：「這份文件不需要特別處理吧！」不僅無法成功說服他，反而會被主管當成是在抱怨；倘若換個方式，以「提高工作效率」為出發點，舉出幾項能夠刪減的文件，如此就不像是在發牢騷，主管則會坦然接受你的意見。
此外，也要針對「刪減該文件後的風險，可由哪部分作業彌補其功能」來思考—像這樣事前準備因應對策，在說明時，能讓主管比較容易理解。此方式也可運用在縮短開會時程，試著提出多項提升效率的方案也很不錯！
第二項能解決「加班」問題的方法則是「有效利用時間」。
請充分善用自己工作效率最好的黃金時段—首先，必須確定你什麼時候辦事效率最高，而大部分人是早上的某一個小時。因此，我建議先運用早晨的「第一黃金時段」完成重要工作，接著可找出下午的「第二黃金時段」並加以善用。需特別注意的是，不要在黃金時段內回覆不重要的郵件，應該先著手需要思考的企劃案，或是一口氣處理大量的工作。
最後，減少文案修改次數，也是能有效縮短作業時間的方式。為此，就必須多花點心思在這上面。而最有效的方法是，當主管交代工作後，先描繪草圖再製作最終文案的預想圖，並讓上司確認。
除了口頭說明，搭配預想圖，用視覺呈現的形式，能讓雙方對執行內容的認知更加明確，並且有助於記憶該文案內容。如此一來，便可降低大幅修改的可能性。
萬一在報告完成後被主管要求重新做時，你可以說：「開會時，您有談到此文案的方向是……有運用在此文案……」就能藉此減少修正範圍。
訣竅要點
❶ 為了能「創造更多工作時間」，可以向主管提議減少「非必要文書作業」
❷ 訂出兩個黃金工作時段能「有效活用時間」
❸ 預防修改重做情形，可先描繪製作預想圖
