開會根本浪費時間 大家都很痛

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所属分类:人際互動

很少上班族喜歡開會,經常可以聽到這些抱怨:「要我們工作有效率,就是少開會!」「會議時間縮短,把時間用來工作,可以做更多的工作,不必加班。」

開會根本浪費時間  大家都很痛

圖片來源: US Department of Education樂威壯

開會,只是浪費時間?

其實,會議非常重要!比如藉著討論形成共識,調整方向,對準焦點,否則埋首工作的結果,極有可能和公司要走的方向一南一北,各走各的路,或是抓錯重點,白費力氣,遭致反效果。

既然如此,為什麼大家還討厭開會?

「開會沒有用,開了沒有結論,或是有結論沒行動,最後未見成效,浪費大家時間!」

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說得極是,開會是昂貴的,每個會議都有成本,不只是人事成本,還有機會成本,比如業務經理不來開會三小時,去拜訪客戶可以成交三十萬元的生意,會議無效就浪費機會成本三十萬元,所以會議需要規畫,講究方法,以展現成效,才能讓大家喜歡開會。

〈觀念1〉:會議前,就決定成效

會議是否有成效,在開會前就決定一半,會議不是從進入會議室才開始,而是在召開前就已經在進行。

人數超過四人以上,就屬於有規模的會議,用來討論大方向或重要議題,目的在於形成共識,召集人在事前就要給足訊息,比如:主題、大綱,以及相關訊息,讓大家提早準備,會議才不會陷入你一言我一語的紛擾不休中。

在會議之前,優異的召集人還會事先徵詢大家的初步意見,並讓彼此了解立場與態度,及時調整發言內容,到了開會時可以快速形成共識,既是一派和樂又有建設性。

〈觀念2〉:站著開會,十五分鐘結束

現在企業組織走向扁平化,也經常要推動整合性專案,跨部門溝通非常重要,一遇到問題,大家一喊,隨時開個小會,目的在於解決問題,不講陣仗也不講排場,輕薄短小更見效率!

首要原則是找「關鍵性」的人開會即可,不必找其他「相關性」的人與會,人數維持在三至四人尤佳。其次,站著開會,速戰速決,不浪費時間,可以減少對開會的排斥感。

〈觀念3〉:畫圖,比文件還重要

一般人開會,最常給大家看密密麻麻的報表,一堆文字與數字,根本看不清楚!或是做了一個「漂亮到要死」的簡報檔,而忘記會議是用來討論,不是用來報告,必須要能「翻案」調整想法與作法才行。

因此,有效率的會議,最重要的「道具」不是會議室,而是一面白板,將討論的內容畫出來,一目瞭然,錯了便擦掉,最容易產生結論,也最不容易出現誤解。 從小學到大學上了十二年美術課,但是台灣上班族最不會做的事竟然是畫圖,無法用簡單一張圖解釋整個流程,或是專案的優缺點。在表達這件事上,口頭最容易遺漏訊息,而大家也不愛讀文字,唯有圖表兼具親和力與表達力。


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