老闆把我一人當兩人用,還念我自己愛加班

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所属分类:人際互動

最近,企業雇用了許多剛畢業的新鮮人,景氣似乎變得較為明朗。但職場依舊呈現非常忙碌的狀態,並沒有因增加人力而有所緩解。

老闆把我一人當兩人用,還念我自己愛加班

圖片來源:mickey970

和以往相比,現今職場的人數還是比較少—因為工作性質的關係,我經常會接觸到人事教育部門的職員,從他們口中得知,此部門在十年前還有五名員工,但現在卻精簡到剩下三人,有些公司甚至只有兩個人。因此,每位職員所負荷的工作量也隨之增加。

再加上許多公司景氣低迷時,為了縮減人事費用,還會控制加班時數。而在社會崇尚工作與生活平衡(Work-Life Balance)的潮流下,對於能有效掌控加班時數的方案,更成為一股助長力量—由於長時間工作容易影響身心健康,讓罹患心理疾病的員工增加。我想減少超時工作的方針,今後也不會改變。

然而,從部屬的觀點來看,在精簡人力的情況下,主管就會命令他們做這個做那個,使得工作量增加許多。此時,倘若又被要求減少加班,應該會感到心力交瘁。

不過,對於縮減加班這件事,主管的態度也是曖昧不明,好像是不得已才這麼要求部屬。而對下屬而言,多半是為了因應實際工作需求,情非得已才會選擇加班。然而,究竟是哪部分造成雙方的分歧呢?

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部屬該怎麼辦?「創造」及「有效利用」時間

對於工作量增加,主管卻要求「減少加班」的情況,實在是前後矛盾的現象。然而,若是此情形持續惡化,你光抱怨也不能改變現況,甚至到最後無法完成自己的工作。為了避免前述情況,你必須立即思考可行對策。

首先,請掌握實際可作業時間,對於非必要性的報告文件等,不妨建議主管先行取消,就能「創造」更多時間完成主要工作。

而在向上司提議時,如果只是說:「這份文件不需要特別處理吧!」不僅無法成功說服他,反而會被主管當成是在抱怨;倘若換個方式,以「提高工作效率」為出發點,舉出幾項能夠刪減的文件,如此就不像是在發牢騷,主管則會坦然接受你的意見。

此外,也要針對「刪減該文件後的風險,可由哪部分作業彌補其功能」來思考—像這樣事前準備因應對策,在說明時,能讓主管比較容易理解。此方式也可運用在縮短開會時程,試著提出多項提升效率的方案也很不錯!

第二項能解決「加班」問題的方法則是「有效利用時間」。

請充分善用自己工作效率最好的黃金時段—首先,必須確定你什麼時候辦事效率最高,而大部分人是早上的某一個小時。因此,我建議先運用早晨的「第一黃金時段」完成重要工作,接著可找出下午的「第二黃金時段」並加以善用。需特別注意的是,不要在黃金時段內回覆不重要的郵件,應該先著手需要思考的企劃案,或是一口氣處理大量的工作。

最後,減少文案修改次數,也是能有效縮短作業時間的方式。為此,就必須多花點心思在這上面。而最有效的方法是,當主管交代工作後,先描繪草圖再製作最終文案的預想圖,並讓上司確認。

除了口頭說明,搭配預想圖,用視覺呈現的形式,能讓雙方對執行內容的認知更加明確,並且有助於記憶該文案內容。如此一來,便可降低大幅修改的可能性。

萬一在報告完成後被主管要求重新做時,你可以說:「開會時,您有談到此文案的方向是……有運用在此文案……」就能藉此減少修正範圍。

訣竅要點
❶ 為了能「創造更多工作時間」,可以向主管提議減少「非必要文書作業」
❷ 訂出兩個黃金工作時段能「有效活用時間」
❸ 預防修改重做情形,可先描繪製作預想圖


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