老是加班?微不足道的零碎時間是關鍵

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所属分类:人際互動

許多人常覺得工作多、時間不夠用,然而零碎時間比想像中好用。根據調查,空檔時間如會議提早5分鐘結束、拜訪客戶比想像中順暢⋯⋯,零零總總加總起竟來有接近一小時(56分鐘)之多,占了工時的八分之一。

老是加班?微不足道的零碎時間是關鍵

圖片來源: mickey970 樂威壯

Productive Day的CEO Leslie Shreve 指出,大部分工作者都會浪費這些10、15分鐘的短暫零碎時間,若是能好好把握、妥善安排,便能提高生產力。

1.建立工作庫存表、終極任務清單

我們必須處理許多文書工作、電子郵件、會議記錄等,若是無法妥善分類、規劃,就無法有效率地完成任務。

有系統地安排工作事項、將工作具體化。與其在腦中反覆確認工作順序,不如將辦公桌邊的所有文件記錄下來,按照工作順序堆在手邊,確認自己剩餘的任務,這就是最基本的工作庫存。再來,預估每項任務可能所需的時間並列出死線,如此一來,便可依重要程度與所需時間長短排順序,製作終極任務清單。有系統的規劃短期未來待辦事項與長期工作目標,避免有工作在忙碌時被遺忘。最後,在電子產品不離身的現在,工作者可以使用電子行事曆(例如Outlook)作為輔助,提醒工作者應實行的行程。

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2.依重要性排出優先順序

待辦清單幫助工作者掌握尚未完成的任務。在一天的開始時,檢視所有未完成的待辦任務,按照優先順序選出5、6件本日工作,可以依照所需和當下的感覺彈性調整,便能有系統的完成所有工作,減少事情做不完的擔心。

Shreve表示,缺乏系統就像是毫無計畫的購物,只看得見眼前的區域,但購物時間有限,沒有辦法逛完整間店,就很容易忘記或忽略原本應該要買的東西。

3.重視積少成多的零碎時間

看似微不足道的零碎時間,其實是高效工作的關鍵。根據先前提到的技巧,參考自己所列出的待辦事項清單,就可以清楚預估每個工作事項的大約時間,將耗時短的工作在零碎時間完成,便能增加工作效率。不管一間公司有再好的經營策略,若是內部員工沒有好的執行成效也只是徒勞無功。

哈佛商學院教授Theresa Amabile在書中提到,在實行本文所提到的技巧後,就算只是微幅的進步,也可以大大的影響工作者一天的工作效率,度過高生產力的一天。

在了解這些時間管理的技巧後,工作者便可以時時提醒、檢視自己的工作狀況,更聰明、妥善地安排自己的時間,不再花時間回想還有什麼工作還沒完成。有策略、有系統的組織工作時間,可以有效率地完成工作,提高生產力。


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