為什麼發出的邀請總是已讀不回?

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所属分类:人際互動

想找人合作或邀約,溝通時請謹記一個原則:先了解意願,再深入聊細節。

為什麼發出的邀請總是已讀不回?

圖片來源:Bart Everson樂威壯

最近可能又到了學校要逼報告、專題的季節,於是冒出許多Email,開頭就是「我們是XXX大學XX系的學生,請您撥冗幫我們填寫問卷,謝謝(若可以,請於X月X日之前填寫完畢)」之類的用語。

語句看起來很有禮貌沒錯,但這是「程序」問題。第一,我不認識你,不是你附上校名、系名、姓名,我就會知道你是誰;第二,我都還沒答應要幫你填問卷,怎麼就先入為主地認為我就要撥冗幫你填呢?

事實上,這就是許多人溝通的毛病:還沒確認意願,就直接要人配合。程序失當,合作自然會遇到問題。

其實,不說學生的狀態,就算職場也是如此。單位與單位之間溝通,同事之間、主管之間、主管與下屬,都應該在某程度上「先確認意願」,再細談配合方式,這樣會讓人更瞭解狀況,合作起來也會比較愉快。

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溝通是一種藝術,既然叫「溝通」,就應該是有來有往,聆聽對方意見,彼此針對不同想法對話,這才叫溝通。如果只是單向要對方配合,那就成了「命令」,而多數人都不喜歡被直接命令什麼,就算因為你是主管勉強配合你,心裡也不會爽快,長久之下,信任關係會崩解,徒增溝通成本,致使上令下不行,陽奉陰違,敷衍了事。

這絕對不會是上司想看到的局面:大家都在表面上敷衍你,看起來好像事情都有交代,都有人做,但效率與效能完全不到位。若是如此,這就會是很大的領導危機。

當然,職場也有部分狀況,是只能單向配合才會比較有效率的。比方說,我也曾碰過部分同仁有異常固執的傾向,一件事要溝通三四次,對方才會有動作,這確實會讓身為主管的我有點失去耐心。

此外,在一些特別緊急狀況下,如果還要花時間溝通,可能會錯失良機,或延誤大事。然而,這些情況畢竟是少數,不能用此作「通例」,或「常態」性對待同仁的方式,這肯定會有非常不良的影響。事實上,多數同仁在正常情況下,往往不會刻意反對主管的要求,這時候身為主管,就更應該學著把心放寬,把話說緩,我相信同仁會更願意打從心裡配合。

重點在於,不要用人情、威權、官階等...無形的軟暴力要人配合,因為你找的對象是「人」,不是「工具」。重視人的感受,在程序上就要更加細膩。這其實也是溝通的基礎前提:彼此尊重。

無論如何,禮貌是溝通的基礎,但要人協助或合作,程序上請先重視對方的自由意願,再逐步深入聊細節,大家才能合作愉快。


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