每天事情做不完,時間不夠用嗎?這樣做才不過勞

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所属分类:人際互動

熬夜加班的難處你也有嗎?做不完的工作、永遠不夠用的時間,熬夜成了上班族每天的煩惱。

每天事情做不完,時間不夠用嗎?這樣做才不過勞

圖片來源:Mavi Villatoro樂威壯

根據美國《富比士》(Forbes)報導,一項Wrike軟體公司的調查指出,生活作息會影響人們對工作負荷量的感受──熬夜工作會降低效率,弊大於利。我們都該學著為整日的埋頭工作劃下逗點,當知道工作無法如期完成時,不如畫一個逗點,喘口氣,好好復甦自己的狀態。時間管理專家Elizabeth Grace Saunders提及,迫使自己提高工作速度,並無助於改善上班族熬夜工作的習慣,而是應該從我們的三大時間管理習慣著手。

1.頭條工作置頂處理、設定「假deadline」防拖延

計畫趕不上變化, 即使行事曆完美計劃了整月工作,也不能抵擋突發事件的發生。被打亂的工作計畫,常常讓我們忙得焦頭爛額。不妨試著在行事曆上動點手腳,為偶發事件留點空間,幫助我們更效率的運用每段時間。

步驟一:

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試著把繳交期限記錄在前一兩天,設定一個fake deadline,幫助提早完成委辦工作,也多了消化突如其來工作的零碎時間。

步驟二:

把最可能造成拖延工作時間的項目置頂於待辦事項上。不論在工作或作業上,我們經常陷入「等下再做」的困境中,造成每項工作的往後拖延,直接降低了工作與學習上的效率。

開夜車完成工作變成了一種常態,不妨試著從行事曆的撰寫上著手改變,更新我們安排工作的輕重緩急,充裕的做好時間安排。

2.把時間分成三區塊,頭尾用來處理瑣事

當正在執行棘手的大計畫時,經常壓縮掉例行工作的時間分配,像是信箱的確認以及例行性的行政工作都被延後到一天的末端。作家Gwen Moran說到,時間區塊分割的方式,可以幫助每個人更妥善的管理工作時間。現在,我們可以將工作的前半小時與結尾的一小時分割出來,運用一天起頭的三十分鐘安排一整天的工作,確認例行工作內容,備妥工作前的所有事項。

而第三區塊,也就是工作即將結束的一小時,可以用來釐清自己尚未完成的工作內容、確認工作郵件的收發,確保一整日應完成的工作都上軌道。此外,也可以將當天工作會議的結束時間提早三十分鐘,讓我們運用剩餘的時間做最後的確認。時間區塊的配合,輔助了待辦事項的順序安排,兩者的相輔下,得以有效提高我們在零碎時間處理上的效率。

3.設定鬧鈴功能,倒數前30分鐘提醒自己

沒有人可以完美掌握所有計畫,但可以藉由加入一點技巧加強我們臨機應變的危機處理。當發現我們快要失去時間的控制權時,不妨用手機的設定提醒我們該準備離開。舉例來說,有些人會在預定離開前的三十分鐘設定提醒,讓他知道必須在半小時內完成剩下的內容。也可以運用同樣的方法在郵件的確認上,在預設結束的前十分鐘設定題醒,運用所剩的十分鐘完成最後的確認,免除陷入一件事永遠沒有終點的煩惱。提醒功能的設計就像幫一整天的工作寫了一份劇本,當我們在埋首工作的同時,得以受劇本牽制,聽見鈴聲的同時,重新設定時間上的管控,避免我們脫稿演出,落入工作永遠做不完的困境中。


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