提升工作效率的文具整理術

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所属分类:人際互動

把數種相同用途的文具到處亂放,不只會讓自己無法掌握特定文具的放置處, 也會因為找不到而讓自己陷入重複購買文具的惡性循環。

提升工作效率的文具整理術

文具有個特徵,那就是「數量再多也不覺得占空間」,所以我們常會毫無顧忌,一個接一個地購買。而且直到需要處理掉時,就連丟棄的標準也會顯得很模稜兩可。我們有可能會心想「這個使用很久的筆架,應該還能收納鉛筆、原子筆吧」;或是會發現「當初無視價格高低就買回來的文具,卻只能隨便拿來用用,好可惜喔」。

此外,把數種相同用途的文具到處亂放,不只會讓自己無法掌握特定文具的放置處, 也會因為找不到而讓自己陷入重複購買文具的惡性循環。因此,建議各位保持除非必要,否則盡量減少文具數量的觀念。

技巧一
各自分配到適合的地方

例如:把剪開食物包裝的剪刀放在廚房裡,或簽收快遞的筆放在玄關。這麼做比起浪費時間把東西找出來,或是因為找不到而再買一個新文具還要有效率。另外,同時也是要貫徹「用完後物歸原位」的習慣。

POINT
設置文具的固定位置就和其他物品一樣,只要放在「方便使用的場所」即可。

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技巧二
限制文具的收納數量

由於文具容易在不知不覺間越變越多,所以請盡力控制收納箱內的文具數量。當你開始考量文具的收納時,千萬別企圖使用更大的容器。從現在起要讓自己養成「買一丟一」的習慣。

POINT
收納箱的內容物超過100%,就會出現難以取用文具的窘境,所以要避免這種情況的發生。

技巧三
與其使用筆筒,不如使用筆托盤

因為筆筒不但容易放滿其他不必要的東西,而且放置場所只能限制在書架、書桌上。相對之下,由於筆托盤的容量較小,因此只要能仔細挑選需要留下來的文具,就連平時放進抽屜裡也顯得方便美觀。

POINT
無論是工作還是日常生活,鉛筆盒也能充作筆托盤的代替品。

技巧四
做好使用中物品和備用品的分類

將常常用到的文具和備用品分開來放置,可以獲得較好的使用效率。此外,使用頻率較低的文具,例如:膠帶或是美工刀的備用品,在數量上必須隨時保留一件,而且還要放置在鉛筆盒或抽屜裡,以便隨時取用。

POINT
超過一年未使用的物品,即使是全新品也要立即處理掉(轉送或丟棄)。


提升工作效率的文具整理術


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