掃除溝通管道的三種障礙

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所属分类:人際互動

我們在溝通過程中,還會遇到一些其他因素,嚴重影響我們的溝通效果。比如溝通管道不暢通,訊息被扭曲,消息在傳遞過程中變質成流言,或在傳遞過程中失真。

掃除溝通管道的三種障礙

我們在溝通過程中一定要檢查彼此溝通管道是否暢通,免得出現不必要的麻煩。

是甚麼原因導致這種情況出現,又該如何解決?

● 溝通管道不暢通,訊息被扭曲

無論講話者再會講話,聽話者再怎麼用心聽,如果管道受到干擾不暢通,就像手機沒有訊號一樣是聽不到對方在講什麼的。當你的講話習慣和對方不一樣時,當有人幫你傳話給對方結果傳錯了時,或你的講話方式對方不能接受時,就會形成一種管道干擾。管道一旦被干擾,溝通內容就會受到曲解,造成話一出口意思就大變的尷尬處境,於是產生不必要的矛盾和誤解,甚至形成某些不必要的偏見。

因此,我們在溝通過程中一定要檢查彼此溝通管道是否暢通,免得出現不必要的麻煩。相信每個人溝通的初衷都是好的,但由於溝通管道受到某些干擾,其本質便發生變化。

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重點:確保溝通管道暢通,例如:再確認彼此溝通內容。

● 消息在傳遞過程中變質成流言

很多時候我們明明要向大家傳達一個消息,可消息在層層向外傳遞的過程中逐漸變質,當消息最後傳遞到聽眾耳裡時,已與最初意思相差十萬八千里。

該怎麼應對呢?

第一種方法,快速公開說明,澄清事實。只有開誠布公,才能阻止流言。如果對抗流言的方法是想盡一切辦法逃避,那麼將會因大家不知道真相,越逃避使得大家的好奇心越發強烈,越想知道真相,導致將事情變得複雜化。

第二種方法,迅速提出對策。針對流言第一個發起者是誰,他為什麼要這麼做對此進行追查,讓其給大家一個合理解釋。這個解釋,會讓流言中止。

第三種方法,迅速採取行動。如果流言並非真實,那流言就會不攻自破;如果流言是真,就要立刻採取措施,對流言反映的問題進行修正,爭取將損失程度降到最低。

重點:阻止流言的解法❶快速公開說明澄清事實。❷迅速提出對策。❸迅速採取行動

● 消息在傳遞過程中失真

除了流言可以讓消息失真,實際上在面對面溝通的時候,也會出現消息失真現象。發布命令者無論內心想得多完美,如果執行者沒有聽清楚傳達的意思就直接執行,結果只是差之千里。這就是很多領導者的苦惱原因所在。那麼怎麼解決這個問題?

首先,從說話者方找原因。雖然說話者在腦袋中想得很完美,可通過語言表達的時候卻只有原本腦海中的八成。那麼怎麼才能讓自己的表達更完美一些?在與他人溝通之前,將自己所要表達的內容列一個提綱,防止自己在說的過程中有遺漏。還有一些人不善溝通,面對面時就不知道該怎麼表達,如果是這樣,我們可以借助他人的協力,將你的意思傳達給對方。

其次,聽話者接收到的資訊與執行的過程打折扣。比如,說者想表達的意思是100%,但從嘴裡說出來的時候只表達80%,而聽者可能只接收到60%。那怎麼提高接收到的訊息量呢?只能在別人跟你講話的過程中,避免周圍干擾;另外在聽的過程中要專心,不要心中還想著其他事,也不要頻繁接電話,記得要與對方互動;最後,在聽的過程中針對重點問題簡單做些紀錄,對於沒有聽明白的一定要進行詢問,以弄清楚為最終目標。如果聽話者只接收到60%的資訊,那在執行過程中可能就只執行40%,為什麼出現這種情況?一是對命令發布者的話語理解有限,對其真實意圖不是很明白;二是執行過程中執行力不夠,使執行難以落實。要想真正解決這個問題,就需要向命令發布者諮詢,搞懂其真實意圖,在執行過程中嚴格貫徹執行。

如果接收訊息的人不直接執行,而是要傳達給下一層人(即為第二層人)去執行,那執行力可能就只剩下20%了。因為第一層接收命令的人只接收60%,傳達給第二層時第二層吸收40%,第二層在執行過程中衰減成了20%。要想提高執行力,那就需要在消息傳遞過程中,力求表達清楚,並確認接收消息的各層級理解到位。同時,還要製定嚴格監督機制,以確保在執行任務的過程中不至大打折扣。

總之,在交流時為了提高溝通效率,必須克服一切溝通上的障礙,只有如此才能確保溝通順暢、到位。

重點:消息傳達過程中,力求清楚,讓接收消息的各層級可以充分理解。

圖片來源: 攝影師:Moose Photos,連結:Pexels 樂威壯


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