按下E-mail傳送鍵前必看!4個大家常犯的禁忌

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所属分类:人際互動

電子郵件的書寫禮儀是職場基本溝通能力,多數人都能掌握主旨、署名等基本要素,但魔鬼往往藏在細微處,有些不自覺展露的不得宜處,收件方未必會明說,卻可能扣減分數。

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圖片來源: One Laptop per Child樂威壯

這些錯誤如果沒有及時被發現和修正,可能會影響到雙方接下來的溝通,對方對你的印象也會有所惡化。 The Muse 提出了四大常見卻容易被忽略的錯誤,讓讀者可以持續審視自己書寫的內容並持續精進。

1.搶快:過度追求秒回,卻欠缺縝密思考

職場中有些人會認為越快回覆email越是負責任的態度,但過度崇尚速率而欠缺縝密思考的回信,不但無法讓溝通循序漸進的往下,有時也會讓對方感覺到咄咄逼人。要謹記:重要的不是回信速度快或慢,而是回信的內容是否得宜。

如果收到信件的當下無法給予高品質、有意義的回覆,不如考慮先回覆一則短訊,說明自己已經收到信件,並且會在稍晚給予完整的答覆。這個方式可以消除須盡速回覆信件的壓力感,也可以給自己充足的時間思考如何回覆這封郵件。

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2.失禮:自以為幽默,忽略對方是否能接受

在冷冰冰的郵件中,多數人不喜歡互動過於生硬,而會加入些許幽默話語做點綴。然而,收信者可不見得欣賞這樣的幽默感,要記得電子郵件中無法加上語調或肢體動作來為你的幽默找臺階下。

適當展露幽默感固然是維持關係的好方式,但關鍵是必須先了解收信人是否能夠接受與欣賞;如果你對於這個前提抱持著疑問,除去那些不必要的幽默感吧!維持安全穩當的對談,肯定比冒犯對方後道歉來得妥當!

3.冗長:想用email取代開會,反而太長難消化

會議中的肅殺氣氛總是讓人敬而遠之,使得有些人會試圖在電子郵件中解決所有會議中處理的議題,而這往往就寫出一封讓人眼花撩亂的落落長郵件。不妨換個角度想,如果是你收到這種冗長信件,後果會是什麼?──沒有人會仔細讀完這些信!

當然,稍微文長、詳細的信件有時難以避免,這時適度利用一些編排工具,如:列點、小標題等,可以讓收信人更容易了解文章要表達的重點。一封郵件的合適長度大約50至125字,如果總字數超過了這個範圍,還是透過電話或開會來解決吧!

4.碎嘴:寫了不想別人看到的內容,小心被傳出去

人們對於電子郵件常有一個錯誤的隱私觀念,以為收信者是唯一會看到信件的人。但無論真的是技術問題,還是愛談論八卦的同事私下轉寄或是另寄密件副本,每封信件都有可能被非收信者看到,而當信件裡面有「諷刺言語」時,往往就會惹上一身麻煩。

要避免這狀況,唯一該做的就是停止這種行為。如果你打算在信件中打上一些題外話,不妨先想想,如果老闆或其他同事看到這些內容會有什麼感想?如果可能會惹上一身腥,那快刪掉吧,這些話留在私下當面跟對方說可能比較好。

以上四大禁忌,過去你犯了幾個呢?試著修正自己的郵件書寫方式,肯定會對職場互動更有助益!


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