想聽到對方的真心話?和他約在這個地方吧

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所属分类:人際互動

假如會談時,對方只說表面話,只是浪費時間罷了。而若想順利引導出對方說出內心想法,就必須注意「場所、管道、時間點」三大重點......

想聽到對方的真心話?和他約在這個地方吧

圖片來源: Anna Levinzon樂威壯

主管和部屬的溝通,比起同事間的談話更加困難。這是因為,一方是站在下達命令的立場,而另一方的立場則是接受指令。立場不對等的溝通關係常常變成單向通行。所以,主管想與部屬雙向溝通、順利引導出對方的內心想法,就必須注意以下三個重點:

‧場所。

‧管道。

‧時間點。

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現在,我們要針對溝通的「場所」來說明。

當主管要和部屬商談的話題相當敏感,你能選的場所只有「星巴克」。

補充說明一下,這裡指的「星巴克」是通稱所有的連鎖咖啡店,因為星巴克在所有連鎖咖啡店當中,是少數以店內舒適環境聞名,並能讓消費者感受到不同於日常、優雅氣氛的空間。因此,在這章節就借它的名稱來使用。

現在,回到和部屬溝通的場合上,當你想到部屬和你商量重要問題時,腦海中浮現的第一個畫面,可能是類似心理諮商的「促膝長談」。商談的內容通常比較敏感,有可能是其他團隊成員的壞話,或是部屬之間交往戀愛的問題等。

如果,把這些問題置之不顧,將會造成團隊崩解或成員間不合;處理的不妥善,又會讓你的部屬各個心扉緊閉、不相互交流。因此,面對主動來找主管商量的部屬,絕不可掉以輕心。

與部屬商談較嚴肅的問題,為什麼會讓主管們陷入泥淖?部屬有問題來找你商量,不就表示他想對你說實話嗎?

商談沒帶真心,主管成為部屬紛爭的傳信鴿

工作場合中,我看過非常多實際案例,在商談中部屬沒有說實話,讓團隊糾紛更加白熱化。在這裡特別舉出一個典型的例子和大家分享:

「老闆,我有事情想找你商量,您現在方便嗎?」

「嗯、什麼事?」

「是有關新成員A的事啦,他好像不太能融入大家,老闆您覺得呢?」

☆ 在這裡讓我們先暫停一下。部屬在這裡利用的方式,其實有點像撒餌釣魚,明顯的,這個來找主管商量的人,對新人A不太滿意。請先注意這點,再繼續往下看。

「咦?新人A發生什麼事了嗎?我沒注意到。」

「哎呀,老闆您不知道啊?那我跟您說吧!不過可別人是我說的喔!A這個人啊,講話都不好好講,公司裡的前輩們,包括我,講的話他都完全不聽!職場上,一定有很多規定應該遵守,可是他老是愛怎麼做就怎麼做。」

「嗯……原來是這個樣子。既然是規定,也不能不遵守。好,讓我去跟他聊聊。謝謝你來告訴我。」

☆ 這下子,主管就完全掉進這位部屬挖的陷阱了。這個個人看法,既說不上是不滿、又非認真抱怨,主管也沒有先去確認實際狀況,就又要把A找出來談話。在和A談完後,本是兩人私下的糾紛,就會演變為主管為了調停團隊內的權力鬥爭,而四處奔走。

「A,我有話要跟你說。」

「請問什麼事情呢?」

「是這樣的,這是團隊中成員的意見。如果在工作時,不遵守規定,會造成同事的困擾。你有遇到類似的狀況嗎?」

 「哎呀,這一定是B前輩說的吧。那個人說的話根本不能信。不知道他是不喜歡我還是怎樣,有事沒事就來找我的麻煩。老實說我也很困擾!」

「什麼?等一下,原來A也有話想說啊。(成員間這樣鬧不和實在讓我很傷腦筋啊……。)」

☆ 聽了A的辯解後,主管又再度把B找出來,向他傳達A的說法,這麼一來一往持續好幾回合。此時,主管的角色已經跟一隻傳信鴿沒什麼兩樣了,說不定還被部屬在背後貼上標籤,成為「那個沒用的主管」。

一開始,這位主管只以一種輕鬆的態度,為解決成員間的不滿和部屬面談,但是到最後,問題不但沒解決、隊內成員更加對立、成為團隊決裂的導火線。

更糟糕的是,成員不再找主管商談、問題卻更加惡化。到了這個地步,主管反而要一一安慰部屬了。

這個錯誤經常發生在新手,或是管理能力不成熟的主管身上。

那麼,當部屬有事找你商量時,到底該怎麼談才能避免問題加劇?

如果主管的管理能力不夠成熟,就會對部屬這麼說:「不管你遇到了什麼困擾,都可以來找我商量。」

但是,這句話看似貼心,卻會讓你的好意變了調。因為通常部屬不會分辨哪件事該找主管認真談談,還是純粹抱怨,就通通都跑來告訴主管。

避免讓商談產生反效果,最有效的方式就是,預先設定好商談的方式和商量的規則。

以我和團員商談的模式為例子,在一開始,我就定好方式和規則,並讓大家都完全了解,其中最重要的規則是:「在找主管商量事情時,問題的結尾,必須加上『該怎麼做才好?』這句話。」

如果套用到剛才舉的例子,B前輩對新人A提出抗議來說:

「A好像不太能融入大家,老闆您覺得呢?」

「A好像不太能融入大家耶,老闆您覺得該怎麼做,才能讓他更融入這個團隊?」

「B,那你覺得有什麼好方法呢?」

「嗯……我覺得首先要懂得給前輩們面子啊,不然會讓人覺得他很難相處、不尊重前輩。」

「你說要給前輩們面子,具體來說該怎麼做才比較好呢?」

「咦?不好意思,我待會再來跟您討論好了。我現在手邊正好有點事情要忙。」

主管經常要求大家提出具體的解決對策,部屬自然也會養成思考的習慣,漸漸的就會先想想看,自己提出的意見只是抱怨,還是真的需要向上司報告,不會連隨隨便便、雞毛蒜皮的小事都想說嘴。主管也不容易變得裡外不是人。

部屬從一開始就能自己主動尋找方法來解決問題,找到好方法後只需要找主管徵詢許可就好了。這和最初的一來一往的傳話方式相比天差地別,工作效率也相對提升。

與部屬促膝長談後,多數問題談到最後,還是需要讓雙方當事人自己溝通,才能把事情解決,此時的對話通常都會有些緊張,因此在氣氛柔和、優雅的星巴克會非常適合。

主管可以把雙方都約出來,在星巴克裡對他們說:「如果我分別跟你們談,沒辦法順利解決你們之間的問題,所以藉由這個場合,你們彼此好好談一談吧。」剛開始,氣氛一定會有點尷尬,不過隨著時間過去,星巴克的魔法就會讓雙方都坦誠的說出實話,也可以避免一方突然抓起杯子,向對方丟過去、或上演大聲罵的狗血劇碼。這都要感謝星巴克營造出的店內氣氛。

雖然需要費點心思,不過營造這樣的場合,讓成員能面對面、化解矛盾,也是主管能讓部屬產生信任感、說實話的一種方式。

要進行高壓或敏感對談時最適合的場所排行榜

  

①海邊。

②寬闊公園裡的草地上。

③山頂。

④布滿星星的天空下。

⑤星巴克。

⑥三溫暖。

⑦看到美麗夜景的餐廳。

⑧大型客船的甲板上。

⑨飯店大廳。

⑩神社的院內。

星巴克不會被性別、天氣等因素影響,可以說是主管和部屬商談嚴肅問題的首選地點


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