小心被陰了!接下新任務前,記得用4個提問自保

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所属分类:人際互動

很多人都曾有過這樣的經驗:接獲主管指派新任務,主管只概略說了工作內容,卻沒有完整談論到細節,何時該完成、有哪些人會參與、該向誰報備進度等等。

小心被陰了!接下新任務前,記得用4個提問自保

你想要表現自己能夠獨當一面、處理妥當,卻又不知道主管要的是什麼,在這種缺乏明確指示的情況下,the muse網站專欄作家Abby Wolfe提到,主動向主管詢問以下四個問題,將能降低新任務帶來的「傷害」。

一、最晚什麼時候要完成?

你可能遇過這樣的情形:主管才剛下達指令沒多久,就馬上催促「還沒好嗎?」、「進行得怎麼樣了?」面對急性子的主管,時常讓部屬不知該如何是好。事實上,許多主管習慣在指派員工任務沒多久後詢問進度,為的只是確認計畫已經開始進行,卻忽略「催促」會替員工帶來壓力、產生焦慮。為避免讓主管擾亂你的工作情緒與進度安排,在受到主管委任時,先向主管詢問這項工作「最晚必須在什麼時候完成?」或是在主管說「今天以前」時,弄清楚究竟是下班前還是午夜截止,並且在談話的最後委婉向他們再次確認死線時間,加深主管對於工作期限的印象。

二、需要聯繫其他人?

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人事交接是職場上常有的情況,因此接獲主管指派尚未完成的任務更為平常,面對這些「做到一半」的工作,你選擇相信自己的能力,自行研究、靠著過往資料釐清下一步要往哪走嗎?忽略計畫一致性將可能讓主管對你的工作能力打上問號。所以第一步,向前任負責人索取每項工作進度,比方場地訂金是否已經付清、支援部門有哪些?人數又是多少?接著在全盤思考計畫該如何進行後,可以藉由談話吸取過往經驗,例如哪家廠商效率、成果較符合公司期待,以利提升工作效率、節省時間耗費。除此之外,條列所有疑問,並試著與相關人士交換觀點、分享彼此意見,在多方涉略下能夠藉此激發創意或是發想出更適合的解決方法。

三、這項工作的目的?

「這次專案的目的是希望吸引顧客,藉此提升我們的銷售業績。」許多主管習慣在新任務展開前,先對這次計畫設定大方向,以便讓負責員工有跡可循,然而大方向往往缺乏細節,你不知道主管所指的顧客究竟是「舊顧客」還是「新顧客」,這也使得你必須猜測應該針對舊客舉行回饋促銷活動,還是籌劃快閃店或是優惠活動以吸引新消費者。

主動跟主管確認更多細節,知道這項工作的目標對象是誰,才能發想後續活動型態、地點以及舉辦時間、日期。舉例而言,為了拓展白領階級的新客群,活動地點就應該設置在辦公大樓附近或是交通便捷處,而且必須因應朝九晚五的上班時間,而非像針對年齡層較高的舊有客群一樣將活動時間設定在早上或中午。另外,在主管指派任務時,也可以向他提出所希望達到的「預期效果」,以便知道怎麼樣才算成功。

四、你希望我做什麼?

接獲主管交辦任務時,你也許認為身為負責人就應該欣然承諾,毫無疑問說:「包在我身上!」並把任務內所有事項的決定視為你本該擁有的權力。事實上,有些主管的「委任」是希望藉由你的能力拓展新任務發展的可能性,而非將決定權交付於你,因此在尚未開始前必須先詢問主管「你希望我做什麼」,釐清與主管間的權責劃分,避免擅自做出錯誤的決定。可以向主管確定是否有固定的回報機制,以口頭、郵件回報,或是定期以紙本方式報告細節,確保主管清楚目前進度。


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