寄E-mail對方都不理?5個技巧讓他快速回應

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所属分类:人際互動

電子郵件仍是現在工作聯繫的正式管道之一,但不像電話、即時通訊能立即知道對方的想法、回覆,寄出mail後如何跟進,讓對方盡速給予回應

寄E-mail對方都不理?5個技巧讓他快速回應

圖片來源:abarndweller樂威壯

掌握電郵回覆狀況、追蹤進度,也是工作控管的一部分。不管信件的目的是活動邀約或合約確認、新客戶開發,對方的回覆都攸關你的下一步。而第一封信寄出後,何時再聯繫比較好?彷彿被對方忽略的第一封信,再來一次要如何技巧性的獲取對方重視?fast company網站作者,整理了以下五個技巧。

一、調整心態:不要害羞、猶豫

有些人在寄出跟進郵件的時候會相當猶豫,因為害怕打擾到對方,或甚至讓對方產生反感,但其實情況通常恰好相反。比起將這種堅持視為一件惱人的事情,許多專業人士反而會認為這是一種主動與熱情的表現,這也代表你確實在乎這件事情。不過專家也提醒,太多的追蹤郵件也不討喜,一封至兩封,且在中間加上適當的間隔時間會是比較恰當。

二、挑選時間:避開信件尖峰期

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在每一天,又或者是一週當中,總有一些特定時間,像是週一早上是需要處理大量信件的時候,從另一個角度看,這也是一般人比較無法專注在工作上的時間。因此,若你非常渴望能得到收件人的回應,盡可能地挑選好的時機,以讓你的信件可以更容易地獲得注意力。挑選離峰時間、正常的工作時間外寄出郵件是一個可以試試的技巧,例如在一天中極早或者是極晚的時候。

三、修改主旨:簡單重述你的請求

寄出第二封信追蹤進度時,千萬別只是轉發原本的郵件,或只加上一、兩句話詢問對方是否有注意到郵件,因為當對方沒有馬上回覆你的郵件,同樣的內容再寄一次,可能也不會有更好的結果。

建議進一步在原本的郵件開頭增加新的訊息,以更清楚、簡單的幾句話重述你的請求,讓收件人不需看完整封信,就能明白你的目的。

四、加強誘因:拋出新的訊息

當收件人沒有閱讀或回覆你所寄出去的郵件,有可能是因為你的郵件不夠引人注目,因此,當你寄出追蹤郵件,也可以考慮在內容中增加一些嶄新的看法,或者是之前沒有提及的計畫的優點,去說明為何你的提議具有價值。這樣一來提供的就不再只是一個單純的提醒,而是包含著更新過的,不一樣的資訊,利用這樣的方式去展現你對於這項請求的熱切,並讓對方更願意去考慮你的提議。

五、維持禮貌:表現體恤與風度

除非對象是你的部屬、下游廠商,否則其實沒有人有絕對義務隨時回應其他人寄出的電子郵件,但這並不代表你不應該寄出追蹤郵件,而要自我提醒寄出郵件時,應該更加地有禮,並更加深思熟慮。為了表示禮貌,可以運用一些句子加入信件開頭,例如:「我知道您最近相當忙碌,但我想知道你是否願意考慮我的建議⋯⋯」等類似的語句。

除此之外,如果在每次寄出追蹤郵件前,都能在心中先提醒自己對方可能每天都有相當多的事情需要回覆,而你的請求只是其中的小小一項,如此一來,在心態上對於寄出追蹤郵件時也能夠有很大的幫助。


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