大老闆沒空看廢文Email

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所属分类:人際互動

職場菁英的電子郵件寫法,就是和你不一樣!內文力求簡潔、絕不添加「附加檔案」,還有......?快來看看他們都怎麼做到的!

大老闆沒空看廢文Email

絕不添加「附加檔案」

以前在麥肯錫時,我的通信對象都是日理萬機的大老闆,他們一天收到的郵件量是用幾百封在算的,而且幾乎都是在飛機上或車上瀏覽,沒有時間在電腦桌前細讀,所以我必須讓他們在幾秒鐘內就看懂聯絡內容。

如果你的寄信對象和他們一樣忙碌,請不要添加附加檔案。

如果對方都那麼忙了,又怎麼有時間點開附加檔案呢?最好是將重點寫在內文中,內文力求簡潔。說得具體一些,就是將文長控制在讓對方不用向下捲動網頁的程度。

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信件標題也要一目瞭然,像是「要拜託您某某一事」、「請您決定某某一事」,讓人一看就大概知道是什麼內容。如果是「有事拜託您」、「有事向您報告」這種無法推知內容的標題,一不小心就成了漏網之魚。

工作能力高低,看電子郵件就知道!

內文正題應用條列式書寫。
「今天要和您確認以下五件事。1﹒ 2﹒ 3﹒ 4﹒ 5﹒」──這樣的書寫方式較有助掌握要點,如果用流水帳的方式全寫在一起,只會徒增信件長度,對方也容易「過目就忘」。建議可將欲傳達的內容一條一條清楚列出,最後再用「敬祝安康」簡單收尾。

職場菁英的來信無一不是簡單明瞭,想必那些信件都是他們經過大腦整理出的產物。看一個人的電子郵件,就能知道他的工作能力高低喔!


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