員工不是你肚裡的蛔蟲!老闆沒講清楚搞砸了,要怪誰?

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所属分类:人際互動

「你處理一下這個,就交給那個人,像之前那樣做就好......」這種交代事情的方式,你也覺得很熟悉嗎?

員工不是你肚裡的蛔蟲!老闆沒講清楚搞砸了,要怪誰?

圖片來源: Tactical Technology 樂威壯

※ 指出整個團隊該前進的方向,這樣才是真的「指令」。

「你下指令的方式,實在太糟糕了,不可以用『自己的語言』說啊。」這是我在幾年前工作的公司裡發生的事。

社長看著在工作中的我的樣子,很受不了地丟出這樣一句話,我剛聽到時覺得「啥?」不過仔細想想,也怪不得他會這麼說,因為我真的是這樣。

「這個處理一下,可以交給那個人嗎?你看,之前也有過吧?類似的案件,只要像之前那樣做就好......」

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因為我都用「這個」「那個」「那裡」這種「指示代名詞」,所以意思表示得很不清楚,雖然部屬也有問過「這個,是指什麼?」「那時,指的是什麼時候?」我還是在心裡嘀咕「喂,你應該要了解吧」,貫徹「自己的語言」,總認為大家應該要懂。

當然,下了這樣的指令,沒辦法得到想要的結果,「唉呀,不應該是這樣啊」「我沒叫你這樣做啊」「那樣做不行吧」,變得要重做兩次、三次,非常花時間,也有可能招致不必要的疏失。

認為部屬會按照自己的思考方式思考的話,就大錯特錯了;認為自己會做,對方也一定會做,也是大錯特錯。每個人成長的環境、時代背景、教育、經驗都不同,所以說話方式不同,接收方式也不同,從同樣一句話想像到的內容也不同。自己看到的世界和對方看到的世界不一樣,正因為如此,每個國家才會因不同的語言和文化、習慣而有隔閡。

例如,針對「收集B公司的資訊」這個指令,有人會認為「在網路上找些資訊簡單整理一下就好」,也有人認為「要詳細畫出和自家公司的交易往來圖表」。有些人會馬上做,也有人會認為「有時間再做就好了」。

沒有確實說出來的部分,大家會互相認為「~他會幫我做吧」「這樣就夠了吧」,大家都靠推測和自己的想法進行,結果就會產生落差。

「下指令」這件事,也同時是要推測對方的想法,讓彼此的目標一致。這種技巧沒辦法一朝一夕學到,必須靠經驗和訓練。

能夠巧妙驅動別人的條件之一是可以站在對方立場想,用和對方一樣的語言,導入自己期待的行動裡。

相反的,無法巧妙驅動別人的領導人,一定是下的指令不夠清楚,常常讓部屬困擾。

不會下指令的領導人可分為幾類。

下的指令裡資訊太少,讓人要重複確認好幾次。

說話很快,發音不清楚,完全聽不懂他講什麼。

不斷說出專業術語的人、說話脫離主題,無法抓住重點的人......

先不提常忘了自己下過什麼指令的人,還有一種也很讓人困擾,就是不斷改變指令,讓部屬疲於奔命的領導人,一想到什麼就馬上說出來、下指令,容易變成「但之後好好思考了一下,還有其他更好的方法」。我也有過這樣的經驗,在這種領導人的手下工作的部屬就會想:「反正他明天可能就會把今天說的事翻盤,所以之後再處理吧。」大家自然會有應付的對策。

那麼,「好的下指令方式」是怎麼樣的呢?

我在新進員工訓練時期,被主管說:「要把話說得連小學生都聽得懂。」我當時實踐了一下,覺得保持那樣的方式會比較好。

常有人在下指令時做了很長的說明後,問:「有沒有什麼問題?」就有人回答「不知道問題出在哪裡」。由此可知第一次接觸的事是多麼難以理解,所以下指令的前提是用不管是誰都可以理解的語言明確清楚地說。

雖然也看工作內容而定,不過我個人會盡量少下指令,讓部屬能自動自發行動,我認為這是最理想的。如果部屬從頭到尾都聽指令,行動受限制的話,就會喪失自己的思考力及行動力,無法發揮最大的能力。

我尊敬的領導人們真的都很少下指令,因為他們不用說什麼,部屬就會自己行動了。

有位女性社長只有在兩個場合會下指令,每個月一次的月會,和有問題出現時。在重新整合組織時,或是在做新的嘗試時,會多下點指令,不過平常時候,大多讓部屬自己決定。

「因為這樣對雙方而言都比較輕鬆啊,不是嗎?不過要把目標畫成一張圖貼在牆壁上,這樣整個團隊的進行方向才會一致。」

因為目的和目標明確,所以結果幾乎不會落差太大。

採取以上對下的視線「叫部屬做」這種強壓態度的話,大家都不會自動自發地做;相信對方的可能性,有信任對方的心,部屬才會「回應」,才會自己行動。下指令時並不是站在自己的觀點上,認為「為什麼部屬都不動呢?」而是要著重於部屬的觀點上,想著「要怎麼樣才能確實讓部屬動呢?」指出整個團隊該前進的方向,這樣才是真的「指令」吧。

我認為指令裡必須包含守護部屬行動的溫暖的「心」,以及發出確實指令的冷靜的「思考」。


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