周到化工作術 在問題發生前就解決它!

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所属分类:人際互動

就算為工作設定了優先順序,建立了各種機制,我認為如果沒辦法朝自己 的目標邁進,那就稱不上是一份快樂的工作。

周到化工作術 在問題發生前就解決它!

想要實現自己的理想,第一步就必須要儘可能排除缺失。換句話說,唯有減少缺失才能創造理想的將來。

一,帶動能夠幫你實現夢想和目標的風向
當然,想要在組織內部改變整個組織的風向,確實是一件非常困難的事,但是困難並不代表不可能。只要找出當前風向的問題點,並且展開適當的行動,就有可能改變風向。不過想要成功帶動風向,絕對不能瞎忙,必須掌握三個重點。

第一個重點:提升自己的影響力。有一些人所發出的訊息在世界上特別具有影響力,能夠帶動潮流與風向,這種人就被稱為「意見領袖」(Influencer)。同樣的情況也發生在職場上。儘量爬到更高的職位,增加自己的部下人數和能夠運用的資金額度,就能更有效的帶動屬於自己的風向。

第二個重點,是在組織決定大方向的當下,自己務必在場。也就是當要召開討論策略與方針的會議時,自己一定要出席,而且要積極發表意見。當然要讓周圍的人願意跟隨自己,就必須提出足以服眾的理由,提案的技巧也必須多加磨練

最後一個重點,則是站在建立規則的立場上。在外國,為了讓合約或規範對自己更加有利,設法依照自己的主張加以改寫是理所當然的事。為什麼要變更合約或規範?理由就在於其條文內容必定對製定的一方較為有利。製定的一方就好比是莊家,無論發生任何情況都不會吃虧。

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因此我們如果想要讓風向順著自己的意思改變,就一定要想辦法站在製定合約或規範的立場上。當環境對我們有利時,競爭對手自然難以抗衡。

最高明的周到化工作術,是創造出能夠實現自己理想的風向。請你也務必要嘗試為自己帶動風向,千萬不要輕言放棄。

在這次綠川的例子裡,如果想要帶動「讓B商品變成主打商品」的風向,綠川必須做到三件事。

第一件事是釐清問題。所謂的釐清問題,指的是確認一個讓大家都感到煩惱的問題。也就是提出「再這麼下去,市場遲早會被競爭公司搶走」之類的重大問題,讓所有人都能接受。如此一來,就能先帶動「這個問題必須解決」的風向,為B商品的提案打下基礎。

第二件事,則是獲得名正言順的理由。也就是條理分明的告訴大家,販賣B商品能夠獲得什麼好處。這個理由必須讓所有人都能夠認同,例如「能夠擊敗競爭公司」,或是「能夠提高獲利」。

最後一件事,則是事先取得關鍵人物的同意。前面我提到的那個在地商品的例子,我也是事先花了非常多的時間,與商品部人員和各店店長私下協調,最後才能一舉成功。就算自己的提案內容再怎麼正確,也很難讓上頭的人接受。因此想要實現自己的目標,事先帶動風向是不可或缺的行動。

二,有效利用檢查清單

想要辦事周到,檢查清單是不可或缺的工具。想要實現自己的理想,第一步就必須要儘可能排除缺失。換句話說,唯有減少缺失才能創造理想的將來。

因此檢查清單是不可或缺的必備工具。在檢查清單上將必須要做的事詳細條列出來,每做完其中一樣,就在上頭做個記號。

有些人主張不該使用檢查清單,因為這種東西會奪走思考能力。但人是一種會犯錯的動物。尤其是我的檢查清單,其中的項目都是我曾經犯過的錯誤,而且裡面有一些錯誤很容易疏於注意,也就是再犯性非常高。以檢查清單的方式提醒自己再次確認,是有效預防疏失的良好方法。

而且確認完清單上的所有項目後,會產生一種安心感。換句話說,檢查清單也能成為精神上的支柱,讓我在「完美」的狀態下開始演講。

但如果太過依賴檢查清單,也會產生一些風險。例如把原本應該只是工具的檢查清單當成了工作的目的之一,沒有意義的清單愈來愈多,最後根本派不上用場。

另外還有一點,那就是雖然檢查清單上所列的項目能降低疏失率,但也因為有了檢查清單的關係,沒有列在清單上的項目反而會提升疏失率。例如就算製作了「出差行李檢查清單」,但每個季節該帶的物品會有一些變化,因此會出現一些必須要帶卻沒有列在清單上的物品,這種時候就很容易疏忽了。說穿了,檢查清單也不是萬能的工具,只是防止自己犯相同錯誤的眾多工具之一而已。

若要使用檢查清單,務必記得一定要檢查兩次。因為有時會出現「明明製作了檢查清單,卻漏看了某個項目」的情況。第二次檢查時,切記不要使用與第一次相同的檢查方式。因為同一人以相同方式檢查,犯相同錯誤的機率相當高。

就好比是在路上掉了東西,如果沿著原路以相同方向尋找卻沒找到,應該試著從另一端以相反方向尋找。因為沿著相同方向前進,眼前的景象完全相同,很有可能產生死角。從另一個方向尋找,有助於改變觀察的角度。同樣的道理,使用檢查清單進行第二次檢查時,一定要設法改變觀察角度。

使用檢查清單能夠減少疏失是理所當然的事,但「周到化工作術」的高手懂得利用更高明的技巧,讓工作的品質更上一層樓。

三,建立失敗筆記,記取教訓、不再重蹈覆轍

大部分的人都只對如何成功感興趣,把所有的注意力集中在成功的案例上。在犯錯的時候,雖然大部分的人都會想要記取教訓,但往往過了一段時間就忘得一乾二淨,不再依循失敗的教訓做事,因此有相當高的傾向會重複犯相同的錯誤

雖說失敗為成功之母,但如果沒有辦法真正記取教訓,就會陷入失敗的無限循環,最後招來致命的失敗。因此實踐「工作沙拉」的祕訣,就是「與其從成功中學習,不如從失敗中學習」。說得更極端一點,最能夠讓人成長的學習經驗,正是從失敗中學習的經驗。

所以我建議大家建立失敗筆記,將過去的失敗經驗記錄下來,使其成為自己的財富。我也有自己的失敗筆記,而且現在依然能給予我相當大的啟發,對我幫助很大。

在寫的內容上,大致應包含四個項目。

首先是來龍去脈。不要加入主觀意見,只陳述事實。例如:「提案時交給客戶的提案書,上頭寫的是其它公司的名稱」。像這樣只把實際上發生的事情寫下來。

其次是寫出原因,例如:「沿用上一次的提案書,忘了把客戶公司名稱改掉」。如果沒辦法找出明確的原因,那也沒有關係,只要寫出當下推測的可能原因就行了。未來如果找出真正的原因了,就再追加補上。

接著是寫出這個失敗可能造成的風險。就算實際情況沒有那麼糟糕,還是應該想像最糟糕的情況,例如:「很可能會因『洩漏其它公司機密』而徹底失去信用」。即便這次發生的疏失並沒有釀成那麼大的損害,還是要預想最壞的情況,這點相當重要。

最後則是寫出防止再犯的策略,例如:「不能沿用其它公司的提案書或報價單」。記取這個教訓,是讓你避免疏失的最重要手段。

製作出失敗筆記之後,要定期瀏覽。

這個作法不僅是對個人,甚至是對整個組織也相當有效。在我經營的公司,正是把失敗筆記當成了公司的資產,加以靈活運用。不管是社會新鮮人還是跳槽職員,只要是剛進公司的新人,其教育訓練的課程中皆會包含這個項目。

失敗是一種資產。只要活用這項資產,就能夠避免犯相同錯誤,創造出比現在更美好的未來。

四,判斷「需要」與「不需要」,事前的準備應區分非完成不可的底限

思考如何創造美好的未來固然很重要,但更重要的是判斷什麼事情「不用做」。擅長「周到化工作術」的人,都懂得找出準備工作的底限。說得更明白點,就是不做沒有必要的準備工作。

例如為了參加一場會議,事前準備了非常多的資料。但是等到會議結束後回頭審視,發現大部分資料都沒有派上用場。如果是這樣的情況,這也算是一種「浪費」。

事前的準備工作愈是周到,內心的不安感就愈少,因此我能夠理解有些人想要將準備工作做到完美無缺的心情。但如果把過多的時間精力花在準備工作上,反而會成為疏失的肇因。舉個例子,我很喜歡釣魚,釣魚的事前準備工作也相當重要。如果到了釣魚的地點才發現「沒帶釣錘」,就會損失了釣魚的時間。

但是反過來說,如果把所有的裝備全部都帶在身邊,不僅搬運麻煩,而且要把真正需要用到的道具拿出來時,也會相當麻煩,損耗了寶貴的釣魚時間。因此最重要的是懂得「適可而止」。

也就是懂得研判「有些事情雖然能做但故意不做」。這個適可而止的基準點,就是「非完成不可的底限」。

在決定適可而止的基準點時,我會訂出「必要」與「期望」這兩個標準。「必要」的工作,指的是不做必定會產生負面影響的工作。「期望」的工作,指的是做了可能會有所幫助的工作。如果一心只想著「這個最好要有、那個最好要有」,連一些用不到的東西也都準備了,會降低工作的產能。

因此想要獲得美好的未來,明確的掌握「必要」與「期望」這兩個標準,判斷什麼事情該放手,也是相當重要的關鍵。


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