別讓助理不開心!基層員工比你想的更重要

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所属分类:人際互動

上週辦一個活動,看到參加者對現場工作人員呼來喚去,我心中真是不以為然。

別讓助理不開心!基層員工比你想的更重要

圖片來源: Petras Gagilas樂威壯

擔任顧問以來,常看到很多人都犯了這個基本的錯誤。開始之前,我先問大家一個問題:你覺得職稱「助理」的人重不重要呢?我會在文章的最後,給各位一個答案。

這個案子發生在四年前:我的一位客戶王董,他有很好的產品,但不知怎麼的,每次去找某大客戶,不是社長不在、就是行事曆太滿,搞得自己不上不下的,他求助於我,於是我跟他一起去拜訪了這間公司。今天的故事,就從一進公司,與助理的對話開始。

王董:「你們老闆又不在喔?」

助理:「是啊,今天又出去開會了!」

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王董:「那他幾點回來,我趕時間!」

助理:「我現在聯絡不上他,等他回來我再代為轉達。」

王董:「每次都這麼說,那再麻煩妳了!」

助理:「好的!」

這看似平常的對話,聽在我的耳裡,其實有點不協調,原因有幾個:

1:這位助理小姐從頭到尾都沒有抬頭起來對話。

2:這位助理小姐的語調從頭到尾都是冷淡的。

3:這位小姐並沒有主動請我朋友留下聯絡資訊。

從上面這三個點來看,我可以斷定這位助理小姐根本非常討厭我朋友,於是我就趨前與她開始交談,同時我對她也做了非常詳細的觀察,以下是我們的對話記錄:

海威:「小姐您好,原來您喜歡Hello Kitty啊!」

助理:「嗯,你怎麼知道?」

海威:「因為妳用的文具都是Hello Kitty 系列的!」

助理:「對啊,其實我很喜歡,最近也在集玩偶。」

海威:「妳是說超商的嗎,我也在集,好難集喔!」

助理:「對啊,我還少這五個,不知道什麼時候才可以集到!」

先說結果:我們的對話發生完25分鐘後,老闆就接待我的朋友了。想知道發生什麼事情?我跟各位報告!

一、老闆不在、而且是一直不在,代表的就是拒絕:

「老闆不在」這個答案代表的也許是情緒,而不是事實,這位助理小姐從頭到尾連頭都不抬,可見之前我朋友在互動上,應該是有冒犯到這位助理小姐,否則正常來說,怎麼可能連頭都不抬呢!

二、我的朋友從頭到尾都語氣不耐,連我聽了都會生氣:

我最討厭的就是「使喚」別人的人,我的朋友從頭到尾的口氣就是呼之則來、揮之則去的口吻,我聽了都會生氣,更何況是這位年輕的小姐呢。如果你是這種人的話,我勸你最好改改,因為我接下來要跟大家分享我是怎麼做的了。

三、不是老闆不在嗎?怎麼老闆後來就在了呢?

在我要找這位助理小姐聊天的時候,大概把她身上的衣著看了一遍,她的桌子上也大略看了一下。記住一件事情,衣著與桌上的擺設,最容易看出一個人的喜好,這也是為什麼我會以Hello Kitty作為開場話題。

尊重再加上投其所好,才會有溝通的基礎,這是一個非常重要的觀念,接下來我就打開了網頁,跟她聊了關於Hello Kitty的系列商品,短短的幾分鐘,就讓她打開了心房,結尾的時候我還特別把我朋友唸了一頓,並請他向助理小姐道歉,就是這些簡單的動作…助理小姐的口中說出了這幾句話:

「我雖然是助理,但老闆的行程都是我安排的…」

「沒有我的安排,你是見不到他的…」

「我是老闆的助理,但不是你的助理…」

說完後,她撥了一通電話,我朋友就獲得跟老闆面談的機會,而我則繼續進行下一個動作。

四、2400塊換來2000萬的訂單:

我絕不是跟大家說要走後門或是賄絡他人,我想強調的是,「助理」這個職務,絕不是表面看的那麼普通,也許她就是與老闆距離最近的人,因此她對我們的評語或觀感會是左右朋友成功與否的關鍵,再加上朋友一開始的冒犯,我真的覺得對她很抱歉,因此我打了個電話給在便利超商工作的好友,幫我帶了一組Hello Kitty全系列的商品。

我有當場送嗎?當然沒有啊,我只留下名片給她,然後用宅配送給她,兩天後她打電話給我,語氣非常開心與驚訝,沒想到我竟然會送她這份禮物,我除了再度致歉之外,也祝她工作順利。

一個月過後,朋友打電話來,說他接到了該間公司的2000萬的訂單,這結果還真不錯。

結語:

善待他人其實是基本禮節,如果我們學會,人生將充滿了許多驚喜與機會,如果你是看職稱決定辦事態度的話,別人難道看不出來嗎?


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