主管問最近工作狀如何…是關心還是警告?

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所属分类:人際互動

小佳是擔任主管助理的社會新鮮人,最近她的工作情形出了些狀況,總經理請部門主管找她個別面談,但當被問到:『小佳,在公司還習慣嗎?工作狀如何?』她的回答是:『我非常喜歡這份工作,主管也很肯定我,我很開心…』,

主管問最近工作狀如何...是關心還是警告?

案件內容:

小佳是一位新鮮人,由於她的工作是主管的助理,所以跟人接觸是免不了的差事,最近她的工作狀況了一些狀況,總經理得知後,又不好直接涉入這個個案,於是請我跟部門主管與小佳個別的面談,想找出問題在什麼地方,我的習慣一開始都會先找當事人問問,也以免主管對她會有不好的印象,重點是當我問她第一個問題時,我就知道大事不妙了,我永遠記得那個問題:『小佳,在公司還習慣嗎?工作狀如何?』她的回答是:『我非常喜歡這份工作,主管也很肯定我,我很開心…』,帶著一顆充滿疑問的心,我轉而去找主管,結果主管的回覆果然不出我的預料,那就是小佳永遠都活在自己的世界中,她自己會以一個樂觀的角度來解讀主管的回應,她連打槍或回饋都分不太清楚,於是我便找了小佳,展開了談話,也就是今天文章的主題。

一、 永遠要學會『輕話重聽』與『重話輕聽』的差別:

我之前曾經寫過類似的主題,或在講座中也有提及,其實被罵沒有什麼關係,至少你的主管是個直性子,至少他肯冒『得罪你』的風險,直言不諱的說出你該改盡的點,但最可怕的另一種,那就是他認為你『應該要懂』或『有慧根』,凡事都用點的,如果他是有心要培養你,那還好,但如果他只是希望你自己可以觸類旁通的話,那基本上你就會陷入黑洞之中,很快的你就會發現,工作環境充滿了不確定、充滿了不正確…等很複雜的因素,這到最後,通常都是自己辭職不幹,這種事我以前也發生過,那是一個很可怕的經歷,因此我建議小佳,要留心與主管的互動,並且勤做筆記,果不其然,小佳的反應就是主管都是輕輕帶過,她還以為自己的工作表現很好…所以各位,這是一個基本功,千萬不要忘掉,否則掉入黑洞的就會是你喔!

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二、新產品上市之前,永遠都會有一關,那關叫『驗證』:

為什麼要用這個來做例子,因為主管口中說出來的話,你是選擇照單全收還是確定內容?這一點也是一個新鮮人最常犯的錯誤,記得我之前說過的『老闆可以接收你差,但不能接受你裝』的規則嗎?所以將主管的話記下來之後,如果有疑問,請當場要發問確認,我不是要各位去質疑主管的決定,我指的是確認主管說的內容是什麼意思,如果你有做到這一點,主管也會覺得你非常的用心,這才是一個良性溝通的開始,太多的人一是不帶筆記、二是根本沒有在聽…結果到了最後就是出狀況,主管認為下屬沒有聽清楚、而下屬認為主管沒有說實話,這種事情在職場上屢見不鮮,但請檢討自己,而不是對方,這種問題如果不設法處理,很快的公司就會開始有狀況,所以各位不論你是主管還是新鮮人,這一點要特別的注意及小心。

三、聽不懂就要問,不要自以為懂,甚至是自己解讀主管的意圖:

延續上一個標題,為什麼要驗證?因為只有驗證才能對公司產品的品質做最後的把關,產品行不行,不是由研發或生產單位說了算,這是一個很基本的道理,因此對於主管所說的話,也是要問清楚,最可怕的還不是你聽不懂,最可怕的是你『自以為懂』,結果不先問清楚,然後就用自己的邏輯來處理,這所產生的破壞及影響,嚴重的話是會把公司給搞垮的,所以我提醒小佳,一定要對主管說的話要做筆記,且針對有疑問的地方要問清楚,這樣子她才會了解主管的標準以及她需要改盡的地方在裡。

四、面對這類型的下屬,主管要做的工作是什麼?

當然這不是只有小佳的問題,很多主管都很廂願,什麼叫廂願?基本就叫一廂情願,這種主管通常喜歡做好人,不喜歡做壞人,正因為如此,所以說話經常是模擬兩可,讓人搞不清楚方向,所以我也向總經理提醒,他是否在跟高階主管開會的時候也會有類似小佳的這種狀況,結果我的診斷完全命中,他從基層開始工作的時候,也是歷經了跟小佳一樣的狀況,他心中有很大的恐懼感,因此他選擇不要正面回應任何的問題(只是因為他的主管突然離職,所以他得到了這個升遷的機會),因此我當下請這位主管開始改變他的溝通方式,這不外乎幾點:

. 增加與下屬開會的機會及時間

. 每次都要將會議記錄備存及追蹤

. 每隔三日就要確認所有專案的進度

. 針對表現不佳的下屬要直接提醒且給予改善的期限

他一開始非常的不習慣,不過過了兩個月後,至少他與下屬間的溝通有明顯的順暢許多,他也不再害怕打槍下屬,因為說穿了…打槍與回饋是同一件事,只是看他用什麼心態來看待這一件事情,而小佳也繼續的在這個單位服務,現在的工作表現慢慢的有起色。

結語:

面對不擅表達的主管,請要分清楚回饋與打槍的差別,請不要害怕提出自己的疑慮,做主管的通常都會想要下屬進步與成長,因此溝通是一個不可或缺的工具,做主管的也應就下屬的不同性,而給予明確的回應,一個不擅長與下屬溝通的主管,一定也是跟自己的上司很難溝通,因此記得開會帶筆記、開會後做確認…這樣做就會讓各位免除像此案例小佳與主管的狀況,與各位分享!


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