不要一進公司就收mail!小心越努力越沒效率

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所属分类:人際互動

感嘆時間不夠用,已是現代人普遍的困擾,而無法在預設時間內完成待辦事項更是常有的「低效率」症狀。

不要一進公司就收mail!小心越努力越沒效率

圖片來源:reynermedia樂威壯

事實上,若認真檢視行事曆中的每個項目,極可能發現,當中充斥許多不具急迫性的「次要事項」,而真正需要處理的「首要任務」,比如制定財務計畫、思考職涯規畫或是學習新技能等,其優先順序卻常被排在瑣事之後。杜克大學心理與行為學教授Dan Ariely,針對人們總是對應該做的事作出「相反決定」的行為進行分析,並找出以下五個原因,試圖幫助人們克服這些「違背常理」卻又無所不在的作為,有效運用時間、提高效率。

NG1:把「高生產力時段」拿來做低難度的事

早上通常是多數人頭腦最清醒、工作最有效率的時刻,因此將需要高度注意力的重要工作安排於上午進行最為妥當。然而,許多人習慣在進公司就定位後,開始確認E-MAIL、看一下臉書或是做一些瑣碎事項,浪費了原先得以有效運用的時間。為了在一天的開始就能保持高效率狀態,最好於進公司後直接進行需要思考、計畫或是計算的工作,並將不需耗神費腦的事項往後延遲,有效發揮「高生產」時段的潛力。

NG2:總是優先做能「立即看見效果」的事

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處理to-do-list時,越屬於能夠「看見進展」的工作,越容易產生「完成待辦事項」的感受,比如回應email並非當務之急,卻因為一口氣回覆15封而讓你認為自己似乎完成了一件「大事」。然而,這種「錯覺」時常導致我們對於沒有「立即展現成效」的大事置之不理。

想要改善,最好的方式便是將所謂的「大事」,例如職涯規劃、長期財務規劃、學習新技能等,分為一步步的里程,如此一來便能在每個短期目標中「體會完成感受」以及「看見效果」。

NG3:「延後首要工作」以完成「大量次要工作」

「結構式拖延」是指藉由拖延某些重要工作,以完成大量次要工作的症狀。然而「結構式拖延」成習慣,時常讓我們誤以為自己已完成許多事項,事實上卻恰恰相反。若認為清空未讀郵件,或是無時無刻確認訊息等次要事項對你而言,必須處理、完成,建議在行動前可先行思考自己的「時間配置」是否真正有效善用時間。倘若反問後仍無法達到警醒、也未能更正,將次要事項的處理時間安排於所謂的「大項目」之後,也許能夠改善情況。

NG4:忽略行事曆「空閒時段」的重要性

時常忽略「大事項」的重要性,正是因為習慣於行事曆的空檔時刻塞入自認為重要卻並非如此的項目,像是排入更多會議、額外增加工作量,卻未意識自己並未將重要計畫排入特定思考時段中,誤以為空閒時間真的能夠任由運用。

美國管理學家柯維提出時間「四象限」法則,依「緊急性」、「重要性」的程度差異將工作分類,而空檔時段恰好屬於處理「重要但不緊急」事件的時刻,位於此象限的事才值得全心投入,因為一旦未按部就班或是做好規劃,便容易落入「既重要又緊急」的象限,導致自己疲於奔命、滅火,甚至可能未達目標因而錯失發展或是升遷機會。

NG5:放任to-do-list無限制膨脹

放任to-do-list變長將導致生活充斥更多自認為「有所進展」的瑣事,比如主管交代你於用餐時間「順便」至郵局寄件,你便將這項吩咐寫進行事曆中,而當你將這項待辦事項劃掉後便覺得自己具有效率。然而真正需要列在to-do-list上的項目應為「大事項」中切分出來的「短期目標」,像是長期理財規劃的事前準備——至銀行開戶,或是為了學習新語言前而報名補習等,唯有讓真正在完成時刻可感受自我效率高的「短期目標」出現於to-do-list,才是有效運用時間、獲得效益、投資自己的途徑。


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