不想再加班了啦!快試試這四個方法

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自己在工作上曾遇過瓶頸嗎?請一邊瀏覽下面的確認項目,一邊回想平時的工作情況,對於提升工作效率和品質,都非常有幫助。

不想再加班了啦!快試試這四個方法

在此為各位介紹「IPO」思考法,當你想找出潛藏在工作中的瓶頸,進而實現高效率、高品質的時候,這個思考方法非常有幫助。

IPO並不是指初次公開發行的股票,而是粗略的工作步驟,即便看起來非常複雜的工作也是一樣,幾乎所有的工作都是依據「輸入」(Input)、「過程」(Process)、「產出」(Output)的流程進行。

•在「輸入」的階段,必須釐清必須做與不必做的工作,並準備好工作所需的資訊與工具。

•在「過程」的階段,整理、加工手上的資訊與想法,並且具體化。

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•最後於「產出」的階段,將之傳遞給目標對象,做出成果。

IPO雖然是非常簡單的思考方法,但是在尋找妨礙工作效率的瓶頸時相當有效,本書則再加上「身心狀態」(Condition)項目,增加找出真正工作瓶頸的機率。人類無法像電腦一樣,隨時都能處於穩定的狀態處理事情,如何維持並增加精力與體力,也是生產力的關鍵因素,因此不可輕忽「身心狀態」。

那麼,為了讓各位檢視一下,自己是否有工作上的瓶頸,請一邊瀏覽下面的確認項目,一邊回想平時的工作情況。

【輸入瓶頸】

□ 總是無法開口拒絕工作,來者不拒。

□ 搞不清楚自己現在的工作內容。

□ 不擅長自己安排工作。

□ 按照事情發生的時間順序處理工作(無法排列工作的優先順序)

□ 行事曆總是被會議填滿。

□ 花很多時間在尋找工作要用的東西

□ 辦公桌上堆滿了文件與雜物

【過程瓶頸】

□ 一邊使用網路或手機,一邊工作

□ 工作時總是被打斷,無法集中精神

□ 明明是重要的事,卻遲遲未有動作

□ 到公司後,才開始思考「今天要做什麼」

□ 同時有好幾個截止日期逼近時,就會亂了手腳

□ 每次都草草下結論

□ 覺得自己明明想得很透澈了,卻總是被說:「拿回去再仔細想想。」

□ 認為「點子的質重於量」

□ 老是想不出獨特、有創意的點子

【產出瓶頸】

□ 重做及修改的工作很多

□ 經常被催促:「做完了嗎?」

□ 別人老是不回信

□ 提出了報告及提案,對方卻沒什麼反應

□ 曾經遇過自己提的案子沒通過,同個案子換成其他人提卻通過了

□ 曾經被說:「我聽不懂你想表達什麼!」

□ 企畫及提案的內容明明很好,卻遭受否決

【身心狀態瓶頸】

□ 覺得煩躁,無法集中精神

□ 慢性疲勞

□ 工作幹勁及表現起伏不定

□ 沒有做任何健康管理

□ 經常感到莫名不安

□ 一天工作結束後,沒有任何成就感、滿足感

□ 沒有一套自己紓解壓力、煩惱的方式

檢視的結果如何?在輸入、過程、產出、身心狀態當中,哪邊的勾勾比較多呢?勾勾多的地方,非常有可能隱藏著,降低你工作速度的瓶頸。

集中於「輸入」的人,工作與事物多到滿出來,發生了阻塞的狀況。

集中於「過程」的人,工作及孕育點子的方式沒效率、成效差。

集中於「產出」的人,因為無法滿足主管跟顧客的期望,因此時間被各種「重做」吃掉。

集中於「身心狀態」的人,精力及體力超出負荷,追趕不上工作所需,因此無法維持一定的工作速度。

我想應該也有人的勾勾同時分散於數個地方,但是,必須弄清楚是哪個環節拉慢了生產力,才有辦法突破瓶頸。

四大能力,快速提升你的工作品質

解除瓶頸之後,透過學習「選擇力」「處理力」「突破力」「持久力」四大能力,提高你的工作速度及品質,而這四種能力也有助於消除「IPO+身心狀態」瓶頸。

第一個能力「選擇力」:

指的是丟掉不必要的東西或工作任務,將精力集中於最重要事情上的能力。如果工作太多,或是根本就走錯方向,即便工作效率再高,到頭來也只是白忙一場。而且龐大的資訊與雜亂無章的東西,會妨礙判斷及工作起步的速度。選擇應該做的事與必須的工具,是避免工作時猶豫不決,能夠集中火力於一件事情上的必要能力。

第二個能力「處理力」:

指的是整頓好「時間」「習慣」「思考」,使必須做的任務可以更快、更有效完成的能力。杜絕妨礙思考的各種誘惑,將注意力集中於眼前的工作,能飛快的提升你的工作品質。讓思考的品質達到最高水準,可以提高兼顧工作速度及品質的可能性。

第三個能力「突破力」:

指的是回應對方的期待,在最短的時間內讓對方點頭說好的能力。沒有工作是一個人能獨立完成的,若無法符合客戶或上司的期望,即便工作速度再怎麼快,最後還是必須重做,結果只是浪費時間。「突破力」也可以避免執行階段不必要的衝突,讓自己的意見容易被接納。

四個能力「持久力」:

指的是維持穩定高生產力的重要基礎—「身心狀態」的能力。人一旦忙碌起來,就容易改變作息、忽略運動的重要。但實際上,工作能力越好的人,越是注重身心健康。像作家村上春樹就是有名的例子。村上在成為全職作家之後開始慢跑,但他是為了寫作而跑,而不是為了健康而跑。他在著作中這樣寫道:「『基礎體能』是孕育創造力不可或缺的必要項目之一。」

之後的章節將個別介紹,如何學習這四種能力。而每節最後的「倍速心得」,為讀者整理了掌握高效率、高品質工作本質的小祕訣,應用在想養成習慣,卻容易忘記的項目時非常管用。


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