下班前10 分鐘做好5件事,隔天工作更輕鬆

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所属分类:人際互動

辛苦工作一天後,眼看距離下班時間只剩十分鐘,然而手邊的工作尚未完成,此時內心面臨抉擇,是要一鼓作氣做最後衝刺,還是放空休息等下班呢?

下班前10 分鐘做好5件事,隔天工作更輕鬆

圖片來源:Perzonseo Webbyra樂威壯

選擇前者的人往往因時間不夠而被迫中斷工作,選擇後者的無形間也浪費了寶貴的時間。隔天到辦公室,映入眼簾的是雜亂的桌面、進行到一半的專案以及新的交辦事項,還沒開始工作,心情就已跌入谷底,因而導致效率低落的工作表現。

為了終結無效率的工作,擁有人才培訓 20 年經驗的Andrew Hewertson提出五個聰明運用下班前 10 分鐘的方法,不僅讓下班後能真正放鬆、儲備能量,同時也能大幅增加隔日的工作效率。

1.非急迫性會議,千萬不要在下班前召開

許多人喜歡利用下班前的時間和夥伴討論工作,哪怕只剩十分鐘,都希望能讓這些零碎時間發揮最大效益。然而其實眾人此時只剩下滿滿的疲憊感,專注力也不足,若硬是將會議安排在這個時刻,效果往往不如預期。因此應將非急迫性的會議移置隔日,讓大家在精神最佳的狀態開會,才能創造更好的產值。

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2.用App記錄當天與隔天工作進度的銜接

每天都應記錄已完成事項及隔日待辦事項,透過這樣的整理,可以清楚掌握自己目前的工作進度,隔天上班時也能馬上知道該從哪些項目著手,免去因為工作間隔而重新適應的時間。值得一提的是,目前有許多適合記錄工作項目的App,例如微軟的「To-Do」或是和Google日曆結合的「To-do List」,運用這些軟體能更輕鬆管理工作進度。

3.整理被文件淹沒的桌面,讓思考專注

根據調查,一般人工作時間平均有50%是浪費在低產值的工作上,例如在文件堆中翻找需要的資料。因此如果養成每天下班前整理好座位的習慣,只留下工作必備的用品,不僅讓思考更具邏輯性,同時有助於提升專注力。

4.關閉手機通訊軟體的通知,別讓休息時間被綁架

「叮咚!」在智慧型手機普及的時代,人們隨時隨地都能連接網路,新訊息的通知聲頻繁地出現在日常生活中,然而通訊的方便同時也綁架了許多人的休閒時間。不論上下班,只要接獲上司訊息就必須馬上回復,容易讓人

一直處於緊戒的狀態,長久下來容易對工作感到疲乏。

為避免這樣的惡性循環,Andrew Hewertson建議在下班前 10 分鐘關閉手機的通訊軟體通知,並設為自動回覆模式,在回覆中表明自己目前處於休息時間,希望等上班時間再仔細答覆。透過這個舉動將上下班時間做明確的切割,避免自己總被訊息「綁架」。

5.找出今天最有成就感的事,向自己喊話

辛苦工作一天後,可以透過兩個問題反思自己今日的工作表現:

1.今天最大成就是什麼?

2.如果不滿意今天的表現,未來該如何改變?

回答這兩個問題的同時,是一個自我肯定的過程。整理工作上的成就,告訴自己未來可以繼續成長、是潛力無窮的;和內心進行一場對話,有助於維持長期的工作滿足感,同時也可以讓下班後的自己能夠儲備能量為明天的工作準備。


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