一本面談筆記本 讓你工作更順利!

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所属分类:人際互動

一本筆記本,看似平凡無其,但若每次面談後都能針對往來的公司、客戶、部屬做筆記,長久下來就會成為成功關鍵。

一本面談筆記本  讓你工作更順利!

圖片來源: Martin Thomas樂威壯

對 Oisix 的每位員工,我都有一份超厚的活頁紙筆記。從創業第3年左右開始,在每半年一次的員工個別面談時,我都會把對此人的感覺,及當時有什麼對話,記錄下來。

當時的員工人數約為20至30人。當我覺得憑記憶已經記不住細節時,便開始做筆記。等到員工人數達到約150時,便沒辦法對全體員工都做筆記。不過,即使如此,我還是一直累積著對管理階層的筆記。

做筆記本身並不難,只是要花精神與時間。有時會占用到假日的休息時間,而且因為要長期記錄,所以還得有耐性。但是有筆記與沒筆記的效果差很多,所以我才持續做下去。

針對往來的公司、客戶、部屬做筆記,並沒什麼特別,我的筆記花比較多功夫在記錄自己說了什麼。我把自己的筆記步驟,介紹給大家參考。

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①第一次面談時,我會記錄溝通內容。 除了對方的發言,為了不忘記自己說過的話,我也會記錄自己說的、與給對方的課題。

②面談結束後,整理對方在回答疑問時的適性、長處、課題等。

③在半年後的面談前,看一下上次面談的筆記,準備好這次要問的問題,以及要傳達的訊息。 針對上次給對方的課題,與該員工的上司或人事負責人確認完成度;如果在這半年之間,有什麼在意的事項,就寫下來在面談時說。還要確認是否有回應上次面談時,對方提出的希望或要求。

④在半年後的面談,詢問上次給對方的課題做得如何,並給予評價。 如果在半年內,公司回應了上次對方提出的希望或要求,就得確認這樣處理是否妥當;如果公司仍未回應,便要說明理由。將進度、對方的發言、自己的發言、給予對方的新課題等溝通內容,記錄下來。

⑤面談結束後,整理出該員工是否有所成長,及其所衍生的課題。

如此重複,筆記就會一直增加。基本上,我是一邊面談、一邊做筆記,若是寫不完,就在面談後花點時間寫完。

為什麼連自己所說的話都要記錄?因為我希望自己說的話能具備一致性。人常常會依當時的心情說話;在檢視筆記時,我常因為明明記得對方說的話,卻忘了自己說什麼而感到驚訝。

「半年前我大概覺得他有這個問題吧?所以才有這番交談,並給他這個課題。」如果跳過檢視筆記的步驟,可能會在第一次面談中,叫員工不要在細節上偷懶,卻在第二次面談時說要俯瞰狀況,省略不必要的細節,造成自我矛盾。

實際上,該位員工有可能兩方面皆不足,而我說的,只是當時自己在乎的那一面。所以對於同一個人,半年前與現在的課題絕不會一樣。但不管怎麼說,如果不以一致性為前提來進行面談,對於部屬來說,只會造成混亂。不僅如此,還可能會失去員工的信賴。

如果每次都讓部屬覺得「主管只是想到才說」,那不管你是多麼真心建議,他們也不會認真聽取。 主管經常給了對方功課,卻在說完話後就覺得事情已了,也不去管結果如何。因此,如果能在檢視上次面談的筆記後,再想想部屬的表現,便可確定針對之前的課題,他是否確實有努力。

「半年前我曾說過你做事虎頭蛇尾,關於這點你改善了很多。所以下一步就以這個為目標如何?」如果在下次面談時這樣說,傳達出的訊息就不只是「我記得上次的發言」,還能讓部屬產生「上司在這半年都有注意我」的信賴感。

主管與部屬的關係是一對一的。統率著100位員工時,如果採用的是一對一百的溝通方式,這家公司是不會成功的。主管需要進行100次一對一的溝通才行。對主管而言,雖然只是百分之一的發言,但對員工來說,卻只有一次是單獨對著自己說的。

而且,經由筆記還可能發現對方意外的才能,進而做出令人意想不到的配置。雖然針對每個人製作筆記,比較費精力,但如果在半年內,部屬的表現能因此提升,那麼,這應該是性價比不錯的投資才對。


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